Pirmā kļūda biroja pārcelšanā parasti notiek vēl pirms pirmās kastes aizvēršanas – kāds pieņem, ka pietiks ar vienu busu, pāris darbiniekiem un labu noskaņojumu. Realitātē kā organizēt biroja pārcelšanu nozīmē sakārtot desmitiem sīku lēmumu tā, lai uzņēmums nezaudētu darba ritmu, dokumenti nepazustu un komanda pirmajā dienā jaunajās telpās varētu normāli strādāt.
Biroja pārcelšana nav tas pats, kas dzīvokļa pārvešana. Te ir darba vietas, tehnika, arhīvi, klientu dokumenti, mēbeles, piekļuves jautājumi, autostāvvietas, lifti, termiņi un atbildība pret darbiniekiem. Jo agrāk process tiek sadalīts pa posmiem, jo mazāka iespēja, ka pārcelšanās diena pārvērtīsies par dārgu improvizāciju.
Kā organizēt biroja pārcelšanu pa posmiem
Ja uzņēmums pārceļ dažas darba vietas, pietiek ar vienkāršu darbu secību. Ja jāpārved viss birojs, vajag konkrētu plānu ar atbildīgajiem, termiņiem un skaidru loģistiku. Praktiski tas nozīmē nevis domāt par pārcelšanās dienu vien, bet par vismaz trim atsevišķiem posmiem – sagatavošanu, pārvadājumu un iekārtošanos jaunajās telpās.
Sagatavošanas posmā svarīgākais ir apjoma novērtējums. Jāsaprot, cik ir darba vietu, cik skapju, galdu, plauktu, tehnikas vienību un arhīva kastes. Šeit bieži tiek par zemu novērtēti sīkumi – monitoru stiprinājumi, printeri, serveru skapji, virtuves iekārta, personīgās mantas un uzkrātie materiāli noliktavas stūrī. Tieši šie sīkumi visbiežāk “apēd” laiku.
Pēc apjoma noteikšanas vajag pārcelšanās karti. Vienkāršāk sakot, katrai zonai vecajā birojā jābūt piesaistītai konkrētai zonai jaunajā birojā. Ja tas netiek izdarīts, jaunajās telpās viss nonāk nepareizajās vietās, un komanda vēl divas dienas dzīvo starp kastēm.
Pārvadājuma posmā izšķirošs ir laiks. Dažiem uzņēmumiem izdevīgāk pārcelties darba dienas vakarā vai nedēļas nogalē, lai samazinātu dīkstāvi. Citiem svarīgāk ir sadalīt procesu divās daļās, piemēram, vienā dienā pārvest mēbeles un arhīvu, bet nākamajā tehniku un darba vietas. Pareizais risinājums atkarīgs no uzņēmuma ritma, pieejas IT sistēmām un tā, cik ātri jaunajās telpās viss ir gatavs darbam.
Sāciet ar termiņu, nevis ar kastēm
Laba biroja pārcelšana sākas ar datumu un reverso plānu. Ja zināms, kurā dienā komandai jāstrādā jaunajā birojā, var atpakaļgaitā izrēķināt visus soļus – tehnikas atvienošanu, mēbeļu demontāžu, pakošanu, transportu, telpu nodošanu un uzkopšanu.
Ideālā gadījumā plānošanu sāk vismaz divas līdz četras nedēļas iepriekš. Mazam birojam tas var būt īsāks laiks, bet lielākam kolektīvam vai telpām ar daudz mēbelēm un dokumentiem steiga parasti sadārdzina procesu. Pēdējā brīdī rodas vajadzība pēc papildu kastēm, vairāk krāvējiem, papildus transporta vai nestandarta risinājumiem, piemēram, lielu galdu izjaukšanai.
Svarīgi uzreiz nozīmēt vienu atbildīgo personu no uzņēmuma puses. Ne piecus viedokļus, ne saraksti čatā, kur katrs labo otru. Vienu cilvēku, kurš apkopo informāciju, saskaņo grafiku un pieņem operatīvus lēmumus. Tas ietaupa laiku visām iesaistītajām pusēm.
Inventarizācija pasargā no lieka darba
Pirms pakošanas vērts izdarīt to, ko biroji visbiežāk atliek gadiem – saprast, kas vispār ir jāpārved. Veci reklāmas stendi, nestrādājoši printeri, lieki krēsli, nevajadzīgi plaukti un dokumenti ar beigušos glabāšanas termiņu nav jāpārceļ tikai tāpēc, ka tie stāv telpā.
Jo mazāk liekā, jo ātrāka un lētāka pārcelšana. Tas ir vienkāršs princips, bet praksē ļoti ietekmē izmaksas. Ja pirms pārcelšanās tiek atdalīts tas, kas jāizved utilizācijai vai jāatstāj, samazinās gan pakošanas apjoms, gan kravnesības vajadzības, gan laiks uz vietas.
Inventarizācijā palīdz marķēšana. Katram galdam, skapim un kastu blokam jābūt skaidri saprotamam apzīmējumam. Ja jaunajā birojā ir telpu plāns, marķējumus vērts piesaistīt konkrētām zonām vai kabinetiem. Tad krāvēji nenes lietas uz “aptuveno pusi”, bet uzreiz novieto pareizi.
Tehnika un dokumenti prasa citu pieeju
Biroja datorus, monitorus, printerus un serveru aprīkojumu nevar vienkārši salikt kartona kastē kopā ar kanceleju. Tehnikai vajag atsevišķu iepakošanu, marķējumu un secību, kādā to atvieno un atkal pieslēdz. Ja šis posms nav pārdomāts, darba dienas sākums jaunajās telpās var aizkavēties nevis par stundu, bet par visu dienu.
Ļoti praktiski ir katrai darba vietai sagatavot vienu vienību komplektu – monitors, dokstacija, klaviatūra, pele, lādētāji, kabeļi un citi piederumi tiek marķēti kopā. Tad konkrētā darbinieka darba vietu var atjaunot bez minēšanas spēles, kam pieder kurš vads.
Ar dokumentiem jābūt vēl uzmanīgākiem. Ja uzņēmumā ir klientu dati, līgumi, grāmatvedības materiāli vai personāla dokumenti, pārvietošanai jābūt kontrolētai. Jāsaprot, kuras kastes drīkst pārvadāt kopējā plūsmā un kurām vajag atsevišķu uzskaiti vai ierobežotu piekļuvi. Te nav runa tikai par kārtību, bet arī par atbildību.
Mēbeļu demontāža nav vieta eksperimentiem
Lielākā daļa biroju mēbeļu nav paredzētas nešanai pa kāpnēm saliktā veidā. Konferenču galdi, starpsienas, plauktu sistēmas, reģistratūras mēbeles un darba galdi bieži jāizjauc, jāpārved un jāsaliek no jauna. Ja to dara steigā vai bez pieredzes, rezultāts ir skrāpējumi, pazudušas skrūves un nestabilas konstrukcijas.
Tāpēc jau iepriekš jāizvērtē, kuras mēbeles pārvadājamas saliktas un kuras ne. Dažreiz izjaukšana paātrina darbu, jo samazina nestandarta nešanas risku. Citreiz, tieši otrādi, atsevišķus skapjus drošāk vest veselos blokos. Tas atkarīgs no mēbeļu veida, telpu piekļuves un lifta izmēra.
Ja pārcelšanā iesaistīts profesionāls pārvākšanās partneris, šeit var iegūt lielāko ieguvumu – ne tikai pārvešanu, bet arī demontāžu, montāžu, pakošanu un krāvēju darbu vienā plūsmā. Tas noņem koordinācijas slogu no biroja administrācijas un samazina risku, ka kāds svarīgs posms paliek “uz pašu spēkiem”.
Kas visbiežāk sabojā biroja pārcelšanu
Problēmas parasti nav sarežģītas. Tās ir paredzamas, tikai bieži ignorētas. Pirmā ir nepietiekams laiks. Otrā – neskaidra atbildība. Trešā – pieņēmums, ka darbinieki paši visu sapakos ātri un pareizi, paralēli savam ikdienas darbam.
Vēl viena bieža kļūda ir neizvērtēt piekļuvi abās adresēs. Vai pie ēkas drīkst novietot transportu? Cik tālu jānes mantas? Vai ir lifts, un kādi ir tā izmēri? Vai vajadzīgs saskaņojums ar apsaimniekotāju? Viena neatbildēta detaļa pārcelšanās dienā var nozīmēt kavēšanos visam grafikam.
Ir arī finanšu kļūdas. Uzņēmumi reizēm fokusējas tikai uz zemāko cenu, nevis uz pilno darba apjomu. Bet lētāks piedāvājums bez pakošanas, bez mēbeļu montāžas vai bez skaidra stundu aprēķina beigās var izmaksāt vairāk. Caurspīdīga tāme šeit ir svarīgāka par skaistu sākuma ciparu.
Kā saprast, kāds atbalsts jums tiešām vajadzīgs
Ne katram birojam nepieciešams pilns serviss. Mazai komandai ar dažiem galdiem un minimālu tehniku var pietikt ar transportu un krāvējiem. Savukārt uzņēmumam ar lielu arhīvu, smagām mēbelēm un desmitiem darba vietu parasti izdevīgāk ir uzticēt visu procesu vienai komandai.
Te jāskatās ne tikai uz budžetu, bet arī uz iekšējo resursu cenu. Ja biroja vadītājs, administrators un vairāki darbinieki divas dienas nodarbojas ar pārcelšanos, tas arī maksā. Turklāt profesionāla komanda bieži izdara darbu ātrāk, saudzīgāk un ar mazāku kļūdu risku.
Tāpēc pirms lēmuma ir vērts pajautāt sev trīs lietas – cik kritiska ir dīkstāve, cik sarežģīts ir mantu apjoms un cik daudz uzņēmums grib iesaistīties pats. Ja atbilde ir “mums vajag ātri, bez bojājumiem un bez haosa”, pilns pakalpojums parasti atmaksājas.
Tieši šādās situācijās noder partneris, kas var nosegt visu ķēdi – no bezmaksas tāmes un pakošanas līdz mēbeļu montāžai un izkraušanai. NESTunVEST pieeja ir praktiska – nevis tikai atvest transportu, bet palīdzēt sakārtot procesu tā, lai pārcelšanās nepārvēršas par ieilgušu problēmu.
Pirmā diena jaunajā birojā sākas iepriekšējā vakarā
Pārcelšana nav pabeigta brīdī, kad pēdējā kaste ir ienesta telpā. Patiesais finišs ir brīdis, kad komanda var apsēsties savās vietās, ieslēgt tehniku un turpināt darbu. Tāpēc jaunajās telpās jau iepriekš jāpārbauda elektrība, internets, darba vietu plānojums, piekļuves kartes un minimāli nepieciešamā sadzīves kārtība.
Praktiski strādā pieeja, kur pirmajai dienai tiek sagatavots prioritāšu komplekts. Vispirms uz vietas nonāk galvenās darba vietas, interneta aprīkojums, printeri, klientu apkalpošanas zona un svarīgākie dokumenti. Pārējās lietas var sakārtot pēc tam. Ja visu mēģina darīt vienlīdz steidzami, viss ievelkas.
Labs biroja pārcelšanas plāns nav sarežģīts. Tas ir skaidrs, secīgs un balstīts realitātē. Ja procesam pieiet savlaicīgi un bez pašdarbības, pārcelšanās var būt vienkārši labi organizēts darba uzdevums, nevis nedēļu ilgs traucējums visam uzņēmumam.
