Piektdienas pēcpusdienā birojs var izskatīties kā ierasti, bet pirmdien no rīta tam jau jāstrādā citā adresē. Tieši tāpēc jautājums, kā sagatavot biroju pārcelšanai, nav tikai par kastēm un transportu. Tas ir par to, lai darbinieki nezaudētu darba laiku, tehnika nonāktu jaunajās telpās nebojāta un katrs zinātu, kur atrast savu darba vietu.
Biroja pārcelšana izdodas tad, ja tā tiek vadīta kā konkrēts operatīvs projekts. Jo agrāk tiek pieņemti lēmumi par mantām, telpu plānu un IT infrastruktūru, jo mazāk pārsteigumu rodas pārcelšanās dienā.
Kā sagatavot biroju pārcelšanai, sākot ar plānu
Pirmā kļūda ir sākt pakošanu, pirms ir skaidrs, kas, kur un kad notiks. Vispirms nozīmējiet vienu atbildīgo personu – biroja administratoru, projektu vadītāju vai uzņēmuma vadības pārstāvi. Viņam nav jānes galdi, bet jāpieņem lēmumi, jāsaskaņo termiņi un jābūt pieejamam jautājumiem.
Ideālā situācijā plānošanu sāk četras līdz sešas nedēļas pirms pārcelšanās. Mazam birojam ar dažiem darbiniekiem var pietikt ar īsāku laiku, taču lielākai komandai, serveriem, arhīvam vai īpašām mēbelēm steiga parasti izmaksā dārgāk nekā savlaicīga organizēšana.
Nosakiet pārcelšanās datumu un laiku, pēc tam sadaliet darbus pa nedēļām. Jānoskaidro, kad pieejamas jaunās telpas, vai ēkā ir kravas lifts, kādi ir piebraukšanas un auto novietošanas nosacījumi, kā arī vai pārvietošanās drīkst notikt ārpus darba laika. Rīgas centra birojos šie jautājumi bieži nosaka ne vien pārvākšanās ātrumu, bet arī izmaksas.
Izveidojiet skaidru telpu plānu
Pirms kaut kas tiek iznests no vecā biroja, jaunajās telpās jābūt saprotamam izvietojuma plānam. Katram kabinetam, darba zonai, noliktavai un koplietošanas telpai piešķiriet nosaukumu vai numuru. Tad mēbelēm un kastēm var norādīt konkrētu galamērķi, nevis vienkārši uzrakstīt “jaunais birojs”.
Noderīgs ir vienkāršs plāns ar darba galdu vietām, skapjiem, printeriem un virtuves aprīkojumu. Tas ļauj krāvēju komandai mēbeles novietot uzreiz pareizajā vietā. Pretējā gadījumā piegāde var pārvērsties par divkāršu mēbeļu stumšanu, kas pagarina darbu un palielina bojājumu risku.
Inventarizācija: nepārvietojiet lieko
Pārcelšanās ir labs brīdis pārskatīt biroja saturu. Noliktavas plauktos nereti stāv novecojuši dokumenti, bojāti krēsli, vairs nevajadzīgi reklāmas materiāli un tehnika, kuru neviens nelieto. Par katru šādu priekšmetu ir jāmaksā ar laiku, vietu transportā un darbu jaunajā birojā.
Sadaliet mantas trīs grupās: pārvietojamas, utilizējamas un atstājamas. Ja dokumentiem ir glabāšanas termiņš, pārbaudiet to pirms iznīcināšanas. Konfidenciālus papīrus nedrīkst vienkārši izmest kopā ar sadzīves atkritumiem. Savukārt nederīgas mēbeles, iepakojumu un būvgružus pēc nelieliem pielāgošanas darbiem ir vērts izvest atsevišķi, lai tie netraucētu pārvākšanās plūsmai.
Inventarizācija palīdz arī sagatavot precīzāku pārvadājuma tāmi. Pārvadātājam ir būtiski zināt ne tikai galdu skaitu, bet arī to izmērus, stāvu, lifta esamību, smagu seifu, arhīva skapju vai lielu printeru klātbūtni. Jo precīzāka informācija, jo paredzamāks ir darbu apjoms un cena.
IT, dokumenti un piekļuves ir kritiskā daļa
Galdu un krēslu pārvietošana ir redzamākā biroja pārcelšanās daļa, bet biznesa darbību visbiežāk apstādina tieši nepārdomāta tehnika. Par IT atbildīgajam cilvēkam jāizveido atsevišķs plāns datoriem, monitoriem, serveriem, tīkla iekārtām, printeriem un telefoniem.
Pirms atvienošanas veiciet datu rezerves kopijas. No fotografējiet sarežģītus vadu savienojumus, lai montāža jaunajās telpās neaizņemtu liekas stundas. Katram datoram, monitoram, lādētājam un dokstacijai jābūt marķētam ar darbinieka vārdu vai darba vietas kodu. Vadi jāiepako kopā ar attiecīgo ierīci, nevis vienā kopējā kastē.
Serveru, datu nesēju un konfidenciālu dokumentu pārvietošanai izvēlieties atsevišķu, kontrolētu risinājumu. Šīs mantas nevajadzētu atstāt pēdējai minūtei vai nodot bez uzskaites. Ja uzņēmums nevar atļauties pat vienas dienas dīkstāvi, apsveriet pārcelšanos vakaros vai nedēļas nogalē. Tas var prasīt lielāku koordināciju, taču ļauj komandai atsākt darbu bez pārtraukuma.
Neaizmirstiet par jaunās adreses praktiskajām lietām: interneta pieslēgumu, piekļuves kartēm, signalizāciju, elektrotīkla jaudu, telpu atslēgām un atkritumu apsaimniekošanu. Interneta pieslēgumu bieži nevar aktivizēt tajā pašā dienā, tāpēc šo jautājumu saskaņojiet savlaicīgi.
Iepakošana un marķēšana, kas taupa stundas
Kastes bez uzrakstiem rada haosu abās adresēs. Marķējumam jāatbild uz trim jautājumiem: kam manta pieder, no kuras vietas tā nāk un kur tai jānonāk. Piemēram, “Mārketings – Anna – darba vieta M-04” ir daudz noderīgāk nekā “personīgās lietas”.
Smagākas lietas lieciet mazākās kastēs, bet vieglākus priekšmetus var iepakot lielākās. Kastes nepiepildiet līdz malām ar grāmatām vai dokumentiem – tās kļūs neērtas un nedrošas celšanai. Trauslus priekšmetus, monitorus un stikla detaļas aizsargājiet ar piemērotu iepakojuma materiālu. Biroja krēsli, galdi un skapji ne vienmēr jāizjauc, tomēr šaurās kāpņu telpās vai liftos demontāža var būt vienīgais drošais risinājums.
Darbiniekiem dodiet skaidru termiņu savas darba vietas sakārtošanai. Personīgās mantas, atvilktņu saturs un dokumenti jāiepako pirms pārcelšanās dienas, nevis brīdī, kad krāvēji jau gaida pie galda. Vienlaikus nosakiet, kas drīkst iepakot koplietošanas telpas, arhīvu un vadības dokumentus.
Pārcelšanās dienā vadiet plūsmu, nevis ugunsgrēkus
Pārvākšanās rītā atbildīgajai personai jābūt abās procesa pusēs – vecajā un jaunajā birojā. Ja tas nav iespējams, nozīmējiet divus kontaktus. Vienam jākoordinē iznešana, otram – pieņemšana un izvietošana jaunajās telpās.
Atbrīvojiet ejas, rezervējiet liftu un piebraukšanas vietu. Informējiet ēkas apsardzi, apsaimniekotāju un, ja nepieciešams, kaimiņu birojus. Šādi šķietami sīkumi novērš situāciju, kurā pilna kravas automašīna gaida, kamēr tiek meklēta lifta atslēga vai atļauja iebraukt pagalmā.
Vērtīgām un lielgabarīta mantām veiciet īsu stāvokļa fiksāciju pirms pārvietošanas. Pārbaudiet, vai skapji ir aizslēgti, atvilktnes nostiprinātas un plaukti iztukšoti. Ja ir seifs, kopētājs vai īpaši smaga iekārta, par to jābrīdina pārvadātājs jau tāmes sagatavošanas laikā – šiem darbiem var būt nepieciešams papildu aprīkojums un cilvēki.
Jaunajā birojā prioritāte ir darba sākšana
Pirmais mērķis nav panākt ideālu interjeru tajā pašā dienā. Svarīgāk ir nodrošināt, lai nākamajā darba dienā strādātu internets, būtu samontētas galvenās darba vietas, pieejami datori un darbotos koplietošanas tehnika.
Sāciet ar IT aprīkojumu, darba galdiem un dokumentiem, kas vajadzīgi ikdienas darbam. Dekorus, reti lietotus arhīva materiālus un virtuves sīkumus var sakārtot vēlāk. Pēc izkraušanas pārbaudiet inventāru pret sagatavoto sarakstu un uzreiz piefiksējiet, ja kāda kaste vai detaļa nav atrasta.
Kad profesionāla komanda ir izdevīgāka
Dažus galdus nelielā birojā iespējams pārvietot pašu spēkiem. Taču, ja ir vairāki kabineti, liels mēbeļu apjoms, tehnika, ierobežots laiks vai pārvietošanās starp stāviem, profesionāls atbalsts parasti samazina kopējās izmaksas. Ietaupās darbinieku darba stundas, tiek izmantoti piemēroti iepakošanas materiāli un nav jāmeklē transports, krāvēji, instrumenti un meistars atsevišķi.
NESTunVEST biroju pārcelšanās komandai var uzticēt pakošanu, mēbeļu demontāžu un montāžu, krāvēju darbu, transportu un nevajadzīgo mantu izvešanu. Pirms darbu sākšanas ir vērts pieprasīt bezmaksas tāmi un izstāstīt visus apstākļus – adreses, stāvus, liftus, mēbeļu daudzumu, tehniku un vēlamo laiku. Tad pārcelšanās ir plānojams darbs, nevis risks uzņēmuma ikdienai.
Labs birojs jaunajā adresē sākas nevis ar pēdējo izpakoto kasti, bet ar pirmo darba rītu, kurā komanda var bez kavēšanās ķerties pie saviem uzdevumiem.
